Mein IT-Dienstleister empfiehlt Azure. Wie bewertet man ein solches Angebot?

Ihr IT-Dienstleister legt ein Angebot vor. Die bestehende Umgebung kommt langsam in die Jahre und nach Ansicht des Dienstleisters ist jetzt ein guter Zeitpunkt, einen Teil der IT-Umgebung zu Microsoft Azure zu migrieren.

Die Argumentation klingt schlüssig. Azure ist eine bewährte Plattform, der Dienstleister hat Erfahrung damit und die Präsentation hebt Vorteile wie Flexibilität, Skalierbarkeit, Sicherheit und weniger Aufwand für die zugrunde liegende Infrastruktur hervor.

Nach der Präsentation bleibt dennoch eine Frage:

Das ist eine berechtigte Frage. Nicht, weil mit der Beratung oder dem Dienstleister etwas nicht stimmen muss. Das Angebot kann ausgezeichnet sein. Aber eine technisch gute Lösung ist nicht automatisch die richtige Lösung für Ihr Unternehmen.

Um das zu beurteilen, würde ich deshalb nicht bei Azure beginnen.

Beginnen Sie mit dem Problem, das gelöst werden soll

Angenommen, der Dienstleister sagt, dass die aktuelle Serverumgebung innerhalb von zwei Jahren ersetzt werden muss. Als Lösung wird eine Migration zu Azure vorgeschlagen.

Auf den ersten Blick scheint die Entscheidung klar: Investieren wir erneut in eigene Infrastruktur oder wechseln wir in die Cloud? Dabei wird jedoch ein Schritt übersprungen.

Warum müssen die Server ersetzt werden und was wollen wir damit erreichen?

Vielleicht erreicht lediglich die Hardware das Ende ihrer Lebensdauer. Es kann aber auch sein, dass das interne IT-Team weniger Zeit für den technischen Betrieb aufwenden möchte, Anwendungen an Kapazitätsgrenzen stoßen, das Unternehmen stark wächst oder die Kontinuität verbessert werden muss.

Das sind unterschiedliche Fragestellungen, die zu unterschiedlichen guten Lösungen führen können.

Passt das Angebot zu dem, was das Unternehmen benötigt?

Wenn der Anlass klar ist, kann das Angebot selbst beurteilt werden. Dabei geht es nicht nur um technische Anforderungen. Die Lösung muss auch zu dem Unternehmen passen, das damit arbeiten soll.

Ein Unternehmen mit einer großen internen IT-Abteilung, umfassender technischer Expertise und Dutzenden geschäftskritischen Anwendungen hat andere Möglichkeiten und Bedürfnisse als ein Unternehmen mit einem kleinen IT-Team, das nahezu den gesamten technischen Betrieb ausgelagert hat.

Auch Cloud erfordert Kontrolle über Nutzung und Kosten. Ohne ein gutes Verständnis dafür, wo Kosten entstehen und wie sie gesteuert werden können, können die tatsächlichen Kosten anders ausfallen als erwartet.

Deshalb möchte ich auch verstehen, was das Unternehmen in den kommenden Jahren erwartet. Welche Anwendungen sind wichtig? Welche Veränderungen sind absehbar? Welche Expertise ist intern vorhanden? Welche Rolle soll der IT-Dienstleister künftig spielen? Und wie viel Flexibilität wird tatsächlich benötigt?

Eine ausführliche technische Beschreibung von Azure kann sehr gut erklären, wie die Lösung funktioniert. Sie beantwortet jedoch noch nicht die Frage, ob diese Lösung auch zum Unternehmen passt.

Welche Alternativen wurden untersucht?

Eine Frage, die ich bei einem wichtigen IT-Angebot fast immer interessant finde, lautet:

Welche anderen Möglichkeiten wurden untersucht und warum wurden sie verworfen?

Das bedeutet nicht, dass für jede Entscheidung fünf vollständig ausgearbeitete Entwürfe erforderlich sind. Ein gutes Angebot sollte aber erkennen lassen, dass Alternativen abgewogen wurden.

Azure kann tatsächlich die logischste Wahl sein. Vielleicht sollte ein Teil der bestehenden Umgebung besser bestehen bleiben. Manche Anwendungen sind inzwischen möglicherweise als SaaS-Lösung verfügbar und müssen gar nicht nach Azure migriert werden. Oder eine Kombination verschiedener Lösungen passt besser.

Ein auf Microsoft ausgerichteter IT-Dienstleister verfügt über umfangreiche Azure-Expertise und hat wahrscheinlich effiziente Services darum aufgebaut. Das ist ein Vorteil. Gleichzeitig wird die Lösung teilweise durch die Brille der Expertise und Leistungen betrachtet, die der Dienstleister selbst anbieten kann.

Es sollte deshalb klar sein, warum gerade diese Lösung für Ihr Unternehmen gewählt wurde.

Blicken Sie über die Migration hinaus

Bei größeren IT-Veränderungen erhält die Migration selbst schnell die meiste Aufmerksamkeit. Was kostet sie? Wie lange dauert sie? Welche Systeme müssen umgezogen werden und wie lassen sich Störungen minimieren?

Die Folgen der Entscheidung reichen jedoch weit über das Migrationsprojekt hinaus.

Wie sieht unsere Situation aus, wenn die Migration abgeschlossen ist?

Welche Expertise wird dann benötigt? Welche Aufgaben übernimmt der Dienstleister und welche Verantwortung bleibt beim Unternehmen? Wie einfach lassen sich Leistungen später ändern oder ersetzen? Und was passiert, wenn die Nutzung schneller wächst als erwartet?

Hier zeigt sich, ob eine Lösung nicht nur während der Umsetzung, sondern auch danach attraktiv ist.

Was wird es tatsächlich kosten?

Cloud-Kosten nur mit dem Kaufpreis von Servern zu vergleichen, ergibt selten ein vollständiges Bild.

Ein guter Vergleich betrachtet die Gesamtkosten über mehrere Jahre: Infrastruktur, Lizenzen, Betrieb, Support, Konnektivität, Sicherheit, Backup, erforderliche interne Expertise und Leistungen externer Partner.

Eine Lösung, die auf dem Papier teurer erscheint, kann Betriebsrisiken reduzieren oder Anfangsinvestitionen vermeiden. Umgekehrt kann eine Lösung mit niedrigen Einstiegskosten im Laufe der Zeit teurer werden, wenn die Nutzung wächst oder zusätzliche Services erforderlich sind.

Das Ziel ist daher nicht einfach, die günstigste Lösung zu finden.

Entscheidend ist, dass klar ist, wofür Sie bezahlen, welche Vorteile dem gegenüberstehen und welche Kosten und Risiken Sie für die kommenden Jahre akzeptieren.

Welche Abhängigkeiten entstehen?

Jede wichtige IT-Entscheidung schafft Abhängigkeiten. Auch die heutige Umgebung hat sie vermutlich: von Hardware, Softwareanbietern, spezifischer Expertise oder dem IT-Dienstleister, der die Umgebung betreibt.

Ein Wechsel zu Azure beseitigt einige Abhängigkeiten, schafft aber andere.

Das muss kein Problem sein. Vollständige Unabhängigkeit von Anbietern ist in der Praxis kaum realistisch und häufig auch nicht wünschenswert. Spezialisierung und Standardisierung können erhebliche Vorteile bieten.

Klar sein sollte jedoch, welche Abhängigkeiten bewusst eingegangen werden. Wie viel der Lösung ist Azure-spezifisch? Welche Expertise ist erforderlich? Könnte ein anderer IT-Dienstleister den Betrieb relativ einfach übernehmen? Und was würde es bedeuten, wenn das Unternehmen in fünf Jahren die Richtung ändern möchte?

Passt die Entscheidung zur zukünftigen IT-Ausrichtung?

Ein Risiko bei einem technischen Angebot besteht darin, es isoliert zu beurteilen. Die Lösung kann das heutige Problem gut lösen und dennoch weniger gut zu der Richtung passen, in die sich das Unternehmen entwickeln möchte.

Angenommen, das Unternehmen plant, in den kommenden Jahren viele bestehende Anwendungen durch SaaS-Services zu ersetzen. Dann kann sich der Bedarf an eigener Infrastruktur deutlich verändern. Bei einer geplanten Übernahme kann Flexibilität besonders wichtig werden. Und wenn Daten und KI eine größere Rolle spielen sollen, können andere Aspekte der Plattform relevant werden.

Die Beurteilung sollte deshalb auch die Frage stellen:

Löst diese Entscheidung nur das heutige Problem oder unterstützt sie auch die Richtung, in die sich das Unternehmen entwickeln möchte?

Nicht alles für die nächsten fünf Jahre muss heute festgelegt werden. Eine wichtige IT-Entscheidung sollte zukünftige Möglichkeiten jedoch möglichst eröffnen statt unnötig einzuschränken.

Und vielleicht ist Azure einfach die richtige Wahl

Nach all diesen Fragen kann die Schlussfolgerung durchaus sein, dass das Angebot des IT-Dienstleisters ausgezeichnet ist.

Azure kann technisch sehr gut passen. Die Kosten können gerechtfertigt sein. Das Unternehmen kann von der Expertise seines bestehenden Dienstleisters profitieren und die Lösung kann zu den Zukunftsplänen passen.

Eine unabhängige Beurteilung ist daher keine Suche nach Fehlern in einem Angebot. Ebenso wenig geht es darum, IT-Dienstleister und Kunden gegeneinanderzustellen.

Ziel ist, dass ein Unternehmen eine wichtige Entscheidung trifft, weil es versteht, warum die vorgeschlagene Lösung passt, welche Alternativen es gibt, welche Folgen die Entscheidung hat und welche Risiken bewusst akzeptiert werden.

Bei einer Entscheidung, die Ihre IT-Landschaft über viele Jahre beeinflussen kann, ist das ein wichtiger Unterschied.